Распознавание первичных документов

В конфигурации реализована интеграция с сервисом 1С:Распознавание документов, что позволяет создавать документы информационной базы на основании распознанных сканов бумажных документов (акт, счет-фактура, ТОРГ12, УПД). 1С:Распознавание документов – новый сервис, который берет на себя работу по превращению бумажных документов в документы информационной базы 1С. Сервис избавляет от необходимости ручного ввода данных, позволяет заметно ускорить ввод первичных документов в базу, снизить количество ошибок ввода, автоматизировать прикрепление сканов подписанных документов к предварительно созданным документам в базе. Мобильное приложение 1С:Сканер документов позволяет передать в сервис документы от удалённых сотрудников и заменит стационарный сканер

Возможности сервиса:

■ Автоматически определяет содержание первичных документов

■ Распознает поставщиков, покупателей, товары и услуги, путем сопоставления их с объектами в  информационной базе

● Поддерживает групповое создание и редактирование номенклатуры

■ Если записи в информационной базе немного отличаются от указанных в документе, подбирает наиболее похожие варианты и просит пользователя их подтвердить.

■ Если номенклатура поставщика отличается от номенклатуры покупателя, запомнит выбор пользователя и в следующий раз выберет правильный вариант автоматически.

■ Проверяет по формулам корректность чисел в таблицах.

■ Подсвечивает места, на которые надо обратить внимание.

■ При наличии в информационной базе документов, соответствующих скану, может выполнить автоматическое прикрепление скана к документу.

■ Сформирует комплект из документов, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию

● Поддерживается групповая обработка документов

Поддерживается распознавание следующих форм бумажных документов:

■ УПД

■ Счет-фактура

■ ТОРГ12

■ Акт об оказании услуг

■ Счет на оплату

■ Неунифицированных форм накладных

По ссылке Обзор распознавания документов в разделе НСИ и администрирование - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Распознавание документов открывается промо-сайт сервиса, на котором доступно описание работы с инструментами распознавания документов.

Ввод входящих документов от поставщика в сервисе можно упрощенно представить следующим образом:

■ Получение бумажных документов от поставщика.

■ Подписание документов ответственными лицами на стороне организации.

■ Сканирование документов и оправка сканов на распознавание в сервис:

○ На настольном компьютере в рабочем месте Распознавание документов;

○ В мобильном приложении 1С:Сканер.

■ Обработка документов после распознавания на настольном компьютере в рабочем месте Распознавание документов. На этом этапе требуется создать отсутствующие элементы справочников Контрагенты и Номенклатура или указать подходящие существующие элементы, проверить и подтвердить «неуверенно» распознанные значения

■ Создание документа информационной базы 1С. При распознавании счета на оплату, полученного от поставщика, в информационной базе создается документ Заказ поставщику. При сканировании и распознавании полученных от поставщика УПД, ТОРГ-12, акта об оказании услуг или неунифицированных форм накладных создаются документы Приобретение товаров и услуг, Приобретение услуг и прочих активов. К созданным документам автоматически прикрепляется скан документа и отмечается получение оригинала (если ведется контроль оригиналов документов). Если документ был создан ранее вручную, то скан прикрепляется к существующему документу.

Для исходящих документов порядок следующий:

■ Создание документов информационной базы их проведение, печать и подписание со стороны организации;

■ Передача документов клиенту для подписания;

■ Сканирование документов после их возвращения и отправка на распознавание:

○ На настольном компьютере в рабочем месте Распознавание документов;

○ В мобильном приложении 1С:Сканер.

■ В случае неуверенного распознавания может потребоваться обработка документов после распознавания на настольном компьютере в рабочем месте Распознавание документов.

■ Прикрепление скана к ранее созданному документу информационной базы на настольном компьютере в рабочем месте Распознавание документов. Для исходящих счетов на оплату при сканировании и распознавании прикрепляется скан к ранее созданному документу Заказ клиента, или создается новый документ, если по каким-то причинам есть печатная форма, а в информационной базе такого документа нет. Для исходящих накладных (УПД, ТОРГ-12, акта об оказании услуг или неунифицированных форм) при распознавании прикрепляется скан к ранее созданному документу Реализация товаров и услуг, Реализация услуг и прочих активов, или создается новый документ, если по каким-то причинам есть печатная форма, а в информационной базе нет документа.

■ Устанавливается статус Оригинал получен.

Форму настроек распознавания можно открыть по ссылке Настройки распознавания документов в разделе НСИ и администрирование - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Распознавание документов. Форма включает следующие настройки:

■ Настройки распознавания документов – Использовать распознавание документов – флаг, определяющий включение подсистемы.

■ Настройки заполнения документов – выбирается Вариант сохранения соответствий распознаваемых значений объектам информационной базы (в частности, элементам справочников Контрагенты и Номенклатура): Сохранять автоматически, Задавать вопрос, Не сохранять. Соответствия сохраняются при изменении вручную значений, распознанных системой. Сохраненные соответствия будут определять, какие варианты заполнения при аналогично распознанных значениях полей будут использовать в дальнейшем. Также в этой группе настроек указывается Склад по умолчанию.

■ Настройки обработки документов – настраиваются дополнительные действия, в том числе возможность Прикреплять изображения к учетным документам при создании нового и в случае, если в базе найден учетный документ, соответствующий распознанному, Автоматически помечать распознанный документ созданным, Автоматически устанавливать состояние «Оригинал получен» у первичного документа при успешном создании из распознанного.

Рабочее место можно открыть в разделах Продажи – Сервис - Загрузить документы из сканов (фото), Закупки – Сервис - Загрузить документы из сканов (фото), а также по ссылке Задачи для распознавания в разделе НСИ и администрирование - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Распознавание документов. Также рабочее место можно открыть по кнопке  Загрузить из скана в командной панели в журналах Документы закупки и Документы продажи.

В основной части формы отображаются список загруженных документов. Для каждого документа отображается статус работы над документом:

■  На распознавании;

■  Распознанные;

■  Созданные;

■  С ошибкой ();

■ Удаленные.

По одноименной ссылке в верхней части списка можно установить фильтр по статусу.

В левой части списка отображаются периоды загрузки документов, контрагенты и организации, указанные в загруженных документах, по которым также можно установить отбор.

В рабочем месте Распознавание документов по кнопке  можно посмотреть миниатюры загруженных изображений. Они отображаются в нижней части формы под списком.

Сканирование и отправка документов на распознавание

По кнопке Добавить и распознать, откроется форма Распознавание документов: выбор файлов.

В форме Распознавание документов: выбор файлов можно выбрать, загрузить и отправить в сервис распознавания документов произвольное количество файлов, а также многостраничные документы. Доступные форматы файлы: PNG, JPEG, PDF.

По команде Распознать документы сохраняется в информационной базе и передаются в сервис для распознавания. Распознавание может потребовать определенного времени. В процессе распознавания Документ отображается в списке с пиктограммой, отражающей статус "На распознавании". По одноименной ссылке можно установить отбор по документам на распознавании.

Обработка документов после распознавания

После успешного распознания документа сервисом, пользователь должен выполнить проверку распознавания документа и, в случае необходимости, заполнить неуверенно распознанные поля, завести НСИ, требуемую для создания документа. Это можно сделать в форме проверки распознанного документа, которая открывается из списка в рабочем месте Распознавание документов.

Все нераспознанные реквизиты в шапке и табличной части документа подсвечиваются красным цветом фона. Могут быть следующие причины:

■ Объекта (Номенклатуры, Контрагента) с таким названием нет базе пользователя, и его необходимо создать;

■ Неуверенно заполненные поля - в базе есть объект(ы) с похожим, но отличающимся названием. После проведения нечеткого поиска, будет составлен список найденных похожих вариантов с процентной уверенностью.

На панели инструментов в графе Осталось ошибок: отображается общее количество нераспознанных реквизитов.

При переходе к реквизиту подсвечивается соответствующее значение поля исходного скана документа.

Для незаполненных реквизитов в списке выбора отображается команда создания нового элемента согласно распознанному названию, а также сервисом предлагаются варианты существующих элементов справочника, которые с определенной степенью уверенности могут подойти.

Создание нового элемента осуществляется через стандартную форму нового объекта с заполненными значениями распознанных реквизитов.

Если объект найден в базе «не уверенно», например название номенклатуры у поставщика в скане немного отличается от названия в информационной базе, реквизит заполняется, но становится подсвеченным. Также подсвечиваются ячейки, участвующие в расчете суммы, если в распознанном документе не сходится сумма.

При создании номенклатуры из формы распознанного документа, открывается форма карточки номенклатуры с отображением фрагментов распознанного текста исходного отсканированного документа и таблицей совпадений номенклатуры (похожих позиций). Эти функции упрощают проверку и сопоставление данных, снижают вероятность ошибок и ускоряют процесс заполнения.

Групповое создание нераспознанной номенклатуры

Создать все отсутствующие в информационной базе карточки номенклатуры по указанным в документе позициям можно на закладке Групповое создание нераспознанной номенклатуры в нижней части формы распознанного документа.

Для всех создаваемых карточек можно быстро заполнить иерархическую группу номенклатурного справочника и Вид номенклатуры, используя соответствующие реквизиты и команду Установить значения справа от таблицы создаваемой номенклатуры.

Далее командой Создать выделенные позиции запускается процесс группового создания карточек. При групповом создании поочередно открываются частично заполненные карточки номенклатуры. В заголовке формы отображается счетчик создаваемой номенклатуры.

После создания номенклатуры автоматически заполняется табличная часть документа.

Примечание

Создание документа по распознанному документу

После проверки и дозаполнения реквизитов можно создать документ информационной базы. Вид документа выбирается явно на форме дозаполнения реквизитов распознанного документа в перечислении Создать документ, и зависит от направления Поступление или Реализация. Дополнительно уточняется вид документа: Товары и услуги или Услуги и прочие активы.

Документ информационной базы создается по кнопке Создать документ. В выпадающем меню можно выбрать создаваемые документы.

По команде Комплект открывается дополнительная форма выбора создаваемых связанных документов.

К созданному документу информационной базы прикрепляется скан. Если созданный документ проводится успешно, то откроется форма следующего распознанного документа, по которому не создано документа. Если проведение не удалось, то откроется форма записанного документа для принятия дальнейшего решения. Распознанный документ, в списке рабочего места Распознавание документов, примет состояние Создан. При использовании функциональности отслеживания состояний оригиналов первичных документов для созданного документа информационной базы автоматически отмечается, что оригинал получен.

Распознанный скан может соответствовать уже существующему документу информационной базы, например, если исходящий первичный документ был распечатан из этой информационной базы и вернулся подписанный от клиента, или если первичный документ от поставщика был введен ранее. В этом случае система попытается найти соответствующий скану документ информационной базы. В этом случае. будет задан вопрос о повторном создании документа.

Групповая обработка документов

Групповая обработка документов позволяет пользователям быстро и эффективно обрабатывать большое количество документов, сокращая время и усилия, необходимые для ручной обработки каждого документа отдельно, позволяет улучшить точность и качество данных, уменьшая риск ошибок и несоответствий. Запускается командой Групповая обработка в форме Распознавание документов.

В процессе групповой обработки выполняется:

■ Редактирование основных реквизитов: Дата, Номер, Организация, Контрагент, Сумма.

■ Автоматический поиск дублей документов для предотвращения дублирования информации

■ Формирование комплектов связанных документов

■ Редактирование дополнительных реквизитов: Партнер, Договор, Склад, Подразделение, Соглашение, НДС, Получатель, Банковский счет.

■ Заполнение отсутствующих позиций номенклатуры в табличных частях

■ Редактирование дополнительных реквизитов

В верхней части формы отображается линейка этапов с подсветкой выполненных и текущего этапов. Переход к следующему шагу выполняется по кнопке Далее>>.

Редактирование основных реквизитов производится в таблице. В списке доступны команды создания нового элемента согласно распознанному названию, а также варианты существующих элементов справочника, которые с определенной степенью уверенности могут подойти.

По ссылке Заполнить для выделенных строк можно установить быстро установить дату, контрагента и организацию для нескольких строк.

На этапе поиска дублей сравниваются основные реквизиты, учитывая направление (поступление/реализация) и вид документа (товары и услуги/услуги и пр. активы). В каждой группе потенциальных дублей можно выбрать, какой документ сделать основным – он будет использоваться далее, а остальные будут пропущены. Также можно удалить документ из группы потенциальных дублей и удалить группу дублей.

На этапе создания комплектов система позволяет найти среди распознанных документов те, которые относятся к одной операции (например, Счет на оплату, Реализация товаров и услуг и Акт выполненных работ), а так же формировать на их основании цепочки связанных документов.

На следующем шаге выполняется редактирование реквизитов: Партнер, Договор, Склад, Подразделение, Соглашение, НДС, Получатель, Банковский счет.

На этапе обработки номенклатуры можно сопоставить номенклатуру контрагентов с существующими карточками номенклатуры и создать новые по данным контрагента.

На этапе Данные таблиц производится проверка и в случае необходимости уточнение значений реквизитов из таблиц распознанных документов.

На последнем этапе отображается информация о том, какие документы будут созданы.

Групповая обработка завершается командой Обработать документы.

Прикрепление сканов к ранее созданным документам информационной базы

Если документ был ранее заведен в информационной базе, то он будет автоматически найден и добавлен в список возможных связанных документов скана в рабочего месте Распознавание документов. Чтобы прикрепить распознанное изображение к связанным документам необходимо нажать на пиктограмму в колонке Статус распознанного документа. После нажатия пиктограммы откроется форма Прикрепить изображение к найденному документу, в котором будет список найденных связанных документов. Для прикрепления изображения необходимо нажать на гиперссылку Прикрепить скан рядом с необходимым документом, скан добавиться в список присоединенных файлов, а состояние оригинала первичного документа сменится на Оригинал получен.

Обработка документов распознанных с ошибкой

Если, по каким либо причинам (например, плохое качество изображения) распознавание документа сервисом не было успешным, то в рабочем месте данный документ появится с состоянием С ошибкой. Данный документ можно попытаться обработать повторно. Для этого необходимо открыть его. Откроется форма нераспознанного документа, в которой пользователь может увидеть также исходную картинку, с которой выполнялось распознавание и описание ошибки. Далее пользователь самостоятельно определяет и выбирает тип документа в поле Тип документа.

Форма нераспознанного документа поменяется, и будет совпадать с формой распознанного документа в соответствии с выбранным типом документа и документ можно будет обработать самостоятельно.

Настройки мобильного приложения для распознавания документов

Настройка мобильных приложений 1С:Сканер документов производится в списке Мобильные приложения. Список можно открыть следующим образом:

■ По команде НСИ и администрирование - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Мобильные приложения;

■ Командой с пиктограммой мобильного устройства на форме списка документов Распознанные документы.

В списке по кнопке Загрузить мобильное приложение открывается страница с QR кодами для загрузки мобильного приложения для ОС Android и iOS.

Для подключения мобильного приложения пользователю необходимо нажать кнопку Добавить, откроется форма регистрации мобильного приложения, в которой будут настройки, а именно: наименование мобильного приложения; ответственный – пользователь, который будет назначаться ответственным за полученные документы с этого мобильного приложения, а также  признак того, отключено данное приложение или нет

В этой форме выводится уникальный ключ пользователя и QR-код для регистрации мобильного приложения. Пользователю необходимо отсканировать данный QR-код в мобильном приложении или ввести ключ вручную и подсистема выполнит авторизацию мобильного приложения, после чего в мобильном приложении откроется окно списка отправленных файлов.

Работа в мобильно приложении для распознавания документов

Для отправки документа на сканирование в мобильном приложении нужно нажать на кнопку Выбрать файлы или Сделать фото. Открывается окно просмотра файлов для отправки.

Далее нужно нажать кнопку Добавить файлы или Добавить фото. Выбранные файлы добавляются в окно просмотра файлов для отправки, после чего необходимо нажать кнопку Распознать, выбранные документы отправляются на распознание, а в мобильном приложении закрывается окно просмотра файлов для отправки и отображаются отправленные на распознавание документы с состоянием Обработка.

После фактического распознавания документа сервисом статус меняется на Распознан и после загрузки документа в информационную базу 1С статус меняется на Загружен.

Последующие действия необходимо выполнять на настольном компьютере в рабочем месте Распознавание документов. После проведения первичного документа в информационной базе статус документа меняется на Проведен.

Перейдя по строке документа можно открыть карточку документа с подробной информацией.